Rotterdam is in veel opzichten een voorloper, een vernieuwer. Zonder durf had de jarenlang grootste haven ter wereld niet in Rotterdam gelegen. Zonder durf was Rotterdam de wolken minder dicht genaderd. Zonder durf waren veel debatten over grootstedelijke problemen niet in Rotterdam gestart. Rotterdam zoekt medewerkers met bezieling, die hun verantwoordelijkheid nemen en ook de minder gebaande paden durven te betreden. De stad die durft zoekt mensen die durven.
Rotterdam is een stad met veel gezichten. Een prachtige skyline, bruisende evenementen, een levendig uitgaansleven en veel verschillende culturen. Maar er zijn ook uitdagingen die kenmerkend zijn voor een grote stad. Daarom is je werk bij de gemeente iedere dag anders.
Het cluster Stadsontwikkeling is binnen de gemeente Rotterdam de aanjager voor de stedelijke, ruimtelijke en economische ontwikkelingen en bewaakt en verbetert de stedelijke kwaliteit. Vanuit een gemeenschappelijke visie en ambitie werkt Stadsontwikkeling aan Rotter¬dam, een aantrekkelijke woonstad met een sterke en duurzame economie. Stads-ontwikkeling bestaat uit de directies Ruimtelijk Economische Ontwikkeling, Projectmana-gement & Engi¬neering en Stedelijke Inrichting, directie Economie en Duur¬zaam. Bij het cluster Stadsontwikkeling werken op dit moment 1500 medewerkers.
De afdeling
De afdeling Directie- en bestuursondersteuning (DBO) is de regisseur en kwaliteitsmanager van het besluitvormingsproces van Stadsontwikkeling Rotterdam, die vanuit overzicht op de relevante net¬werken van bestuur en strategische accounts, zorgt voor integrale en tijdige advisering en onder¬steu¬ning van de zes directeuren (inclusief de algemeen directeur) van Stads¬ontwikkeling en zeven vak¬wethouders.
Functiebeschrijving
De rust bewaren als de hectiek rond jouw directeur losbarst of bestand zijn tegen een meer dan gemiddelde werkdruk. Dat zijn de uitdagingen die we in petto hebben voor onze nieuwe directiesecretaresse. Kan jij het aan?
Je hebt zowel een adviserende en uitvoerende rol in de ondersteuning van de directeur. De coördinatie van de (digitale) stukkenstroom en regie van de agenda zijn bij jou in goede handen. De omgeving waarin de directeuren opereren is hectisch en wordt ook steeds meer internationaal. Directiesecretaresse is dan wel je functienaam, maar bij ons heb je verschillende rollen.
Wat dit voor jou betekent:
- Organisator – je organiseert workshops en/of andere grote bijeenkomsten;
- Duizendpoot – complex agendabeheer, telefoonverkeer, archiefbeheer, aan- en afwezigheidsregistratie, reserveren van vergaderkamers en ontvangst van bezoekers… je bent overal van;
- Teamplayer – Als er ergens een gat is, vul jij dit moeiteloos op;
- Linkin pin – jij bent de connectie tussen de verschillende netwerken waar de directeur in opereert;
- Voorbereider – je zorgt voor de voorbereiding en verslaglegging van vergaderingen.
Functie-eisen
Maar je moet er wel tegen kunnen dat….
Je agenda snel kan veranderen, je minstens 5 dingen tegelijk doet, je bliksemafleider bent, iets wat binnen handbereik ligt je toch maar even aan moet reiken, een ander met de eer gaat strijken en hoe perfect je alles ook regelt, als het mis gaat kijkt iedereen naar jou.
Daarnaast wordt er van je verwacht dat je accuraat, doortastend, stressbestendig en flexibel bent. Je wacht niet af, stapt erop af als het nodig is en observeert scherp.
Eisen
- Een succesvol afgeronde MBO-opleiding secretarieel of managementassistent
- Minimaal 4 jaar relevante ervaring (o.a. complex agendabeheer) in de gevraagde functie, opgedaan in de afgelopen 6 jaar
- Minimaal 4 jaar ervaring met werken in een politiek/bestuurlijke omgeving, opgedaan in de afgelopen 6 jaar.
- Kennis van en ervaring met Planon:
- Bezoekers aanmelden
- Vergaderzalen reserveren
- ICT-middelen reserveren
- Verzuim- en herstelmeldingen verwerken
- Applicaties aanvragen voor collega's
- Aanvraag of verwijderen rechten op datamappen
- Aanvraag of verwijderen rechten op functionele mailbox
- Kennis van en ervaring met MyCorsa
- Kennis van en ervaring met MS Office
- Beheersing van de Engelse taal in woord en geschrift
Wensen
- Ervaring met het werken bij een gemeente met meer dan 300.000 inwoners
- Ervaring binnen het vakgebied van Stadsontwikkeling
- Ervaring met Oracle (inkoopaanvragen toetsen en goedkeuren, crediteurenadministratie, tijdschrijven)
- Ervaring met SAP (facturen invoeren, verwerken en goed- cq. afkeuren)
